GASで効率化させる月次決算進捗管理〜概要:月次決算の必要性と早期化・安定化〜

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スタートアップで管理部門をやっている方も、上場企業で管理を行われている方も必ず通らなければならない課題。それが月次決算の早期化です。

上場審査基準に明確に月次決算は何日までに締めるとは定義されていませんが、だいたい役員会を月中15日前後に行うことを考えると10日くらいまでには締まっている必要があります。

上場会社だと、3日とか5日くらいが多いのではないでしょうか。もちろん連結の有無や予算分析のレベル等で変わってくる部分もあります。

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そもそもなぜ月次決算が必要か?

なぜ必要なんでしょうか?年度決算だけすれば会社法や税法上OKでは?

時間もコストもかかるし。。スタートアップだとリソース配分そこには回しにくい

上場会社の場合、四半期開示や年度で開示した予算の進捗を確認するために必要ですよね。

スタートアップにおいても、IPO準備プロセスに到達すると、月次での取締役会の開催や、予算精度の向上は上場審査において非常に重要です。

(ちょっと使ってみたくて、吹き出し作ってます。なぜ使ったかの意味はないので、お戯れと思ってください)

ミドルステージのスタートアップの方へ

スタートアップにおいて、月次決算は軽く考えてKPIだけ追ってればいいという人もいるみたいですが、実際上場審査プロセスに入った場合、なんだかんだ一番重要視されるのは財務数値自体なので月次決算を軽く見みていいのは最初のうちだけ(シリーズA前までが感覚)と思っています。

どアーリーのスタートアップの方へ

逆にいうと、個人的にはシード段階とかはmonthly cash-burnとキャッシュ残存期間だけ把握しておいて、開発やプロダクト構築に集中するのが正しい方法だと思ってもいます。

PLの少しのズレよりも、自分たちが見るべきKPIや顧客の動きに集中していく方が、成長は早いかと経験的に思います。

月次決算は作成すればなんでもいいのか?

わかりましたよ、作成しますよ。。

でも、とりあえずざっくりでもまとまってればいいんですよね?

作ることが目的でしょうか?目的と手段の履き違えはよくあるケースですが、月次決算をやる理由を考えてみましょう。

またざっくり作ってしまうと、四半期の利益は月次決算の積み上げと大きく解離してませんか?

それでも、目的は達成できますか?

たまに起きるのがとりあえず株主に報告するために月次決算作ってますってケースです。

でも、株主間契約や投資契約で規定されていることが月次決算を作る目的でいいのでしょうか?

会計というツール(会計もあくまでツールです)が長い間(13世紀イタリアが起源!!)利用されてきている理由は、古くともそれだけステークホルダーにとって有用だと考えられているからです。

月次決算のネガティブサプライズは避けよう

そしてステークホルダーがそう考えいてるのであれば、できるだけネガティブサプライズ、月次決算とかの場合、受領者である役員メンバーが想定していない状態を起こさない、ように作る必要があります。

では、ネガティブサプライズはどのような時に起きるのでしょうか?

一番は単月ベースでは毎月予算達成していたのに、四半期決算締めたら実は予算未達だった、とかでしょうか。流石に驚きますし、なぜだ?!ってなりますよね。

ここでいってるネガティブサプライズは、あくまで”会計による”予想外の自体を指しており、”事業自体”の成長が止まっていて伸びが悪い、みたいな事業自体のネガティブサプライズは含みません。

これは、事業を運営する主体が管理という側面ではなく、事業自体として真摯に向き合い解決策を常に準備しておく部分です。これができない(策をねれない、練った策を実行できない)会社が多いのもまた事実ですが。。

月次決算の安定化・早期化に向けて

決算は気合でなんとかなる、なんとかする!って一昔前はよくいってる人がいたなぁと思いながらこのセクションを書いています。時代錯誤感も半端ないですね。。

月次決算は誰の仕事?

さて、月次決算は経理の仕事とよく言われますが、実は経理の仕事は集計・検証・入力に終始するのが基本です。決算って言葉を聞くと基本経理のタスクだよねと言いますが、決算自体は集計作業なので、元データの質によって大きく左右されることは既知の事実です。

なんかpythonのデータ分析とにいてますよねw 正規化されてないイレギュラーデータが大量に入っていると、分析作業よりもデータの整備に時間が。。。みたいな愚痴をよくいってます。

実は月次決算も同じで、申請内容が誤りがあったり不整合があったりするとイレギュラー対応に時間をとられ当初想定よりも時間がかかる、というのが実情です。逆にいうと、全てのデータが綺麗に整合しつつ、合理的なフォーマットで出てくると案外早いのですが、そんなことは実は少ない。

それを解決するために各社ERPやらなんやらでデータの正規化を計ってきたのがこれまでの歴史です。

実は業務設計が一番肝?

そのため、実は月次決算において一番の肝は資料提出元も含めた、業務設計にあると個人的には思っています。

関与するのは、社外(外注・購入元・水道光熱費などの諸経費など)だけに止まらず、社内(給与・経費精算・ソフトウェア開発工数・売上データなど)も含みます。

全体のスケジュールやデータの正確性を担保しながら業務設計を最初からできればベストです。でも、大企業も昔は一つづつ解決して、今の形を積み上げてきたことを考えると、スタートアップはあくまで月次決算もアジャイル に進めていくのがいいのではないでしょうか?

月次決算をアジャイル的に進める?

何いってんだお前?と言われるかもしれませんが、スタートアップの初期なんて正直経費申請のフォーマットも決まってなければ、データの集積場所さえバラバラだったりしませんか?

送られてきた請求書もナンバリングされてなかったり、保存方法や保存場所もチームによってまちまちだったりしませんか?

全部をヒアリングして、綺麗にしてから決算をしよう!ってのも手かもしれませんが、そうはいっても月次決算は毎月やってきます。

そうすると、部分部分構築・検証していくアジャイル 的なやり方は相性のいい方法だと思っています。実際アジャイル かどうかなんて考えなくても、やることはそうなっていきます。

まず何から始めるべきなのか?

やっとゴールに近づいてきました。アクションを考えましょう。

シンプルに下記の順番がいいと思っています。

  1. 現状のタスクを洗い出して各タスクごとの期限を設定する
  2. 実際の月次決算をやってみて、期限の達成状況と関連情報をシートにまとめる
  3. 振り返りを行い、翌月のタスクリストアップとスケジュールを決める

よくも悪くも月次決算の安定化・早期化は外科的やり方(悪い部分を特定して、改善する)が非常にマッチします。ということは、昔ながらのPDCAサイクルを回すのが一番手取り早いのです。

今の時代にPDCA?外部環境が変わるこんな時代にPDCAなんて。。
PDCAはオワコンだ、OODAループだ! etc…

っていう人もいるかもしれませんが、結局前提環境(ゴールとタスクの因果関係)が安定しやすい月次決算においては、PDCAループって最強ですよ。

まとめ

さて、月次決算について長々と書いてきました。

正直書き古されたカテゴリーでもあるので、特段目新しい情報があるわけでもありませんが、当たり前のことを当たり前に理解するのも大事です。

次回以降は、やることで設定したタスクを実際にスプレッドシート・GAS・slackを使って実装していきます。何回かに分けますので、長くなるかもですが、月次決算を少しでも安定化・早期化させたいという方は読み続けていってください。

ただ、状況把握や改善策については、あくまで俗人的になります。要はGASやslackが何かをしてくれるわけではありません。いかに人の頭で考え、実行できるかは皆さん次第と思ってください。

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