【Gemini Notebook】社内規程の問い合わせ対応を効率化する使い方

この記事は約9分で読めます。

「経費の上限っていくらでしたっけ？」「慶弔休暇は何日もらえますか？」。総務や人事の担当者には、社内規程を読めば分かる質問が毎日のように届きます。規程はPDFやGoogleドキュメントで公開しているのに、社員は探すより聞くほうが早いと感じてしまうのです。

この記事では、Googleの「Gemini Notebook（旧NotebookLM）」を使い、社内規程をAIで検索・回答できるノートブックにする方法を解説します。ソースの選び方、作成手順、問い合わせ対応用のプロンプト例、共有設定の注意点まで、実務でそのまま使える形でまとめました。

対象読者は、Google Workspaceを使っている会社の総務・人事・経理の担当者や管理職です。プログラミングの知識は必要ありません。2026年7月の名称変更で「NotebookLMはもう使えないの？」と迷っている方にも役立つ内容です。

スポンサーリンク

Gemini Notebook（旧NotebookLM）とは｜社内規程の検索に向く理由

NotebookLMからの名称変更のポイント

Googleは2026年7月16日、NotebookLMの名称を「Gemini Notebook」に変更すると発表しました。公式ブログでは、独立した製品としての位置づけは変わらないと説明されています。Gemini アプリからもノートブックを作成・閲覧でき、内容は同期されます。

Google Workspaceの公式アップデートによると、管理者側で必要な対応はありません。既存の共有ノートブックやリンクは、自動リダイレクトで引き続き使えるとされています。すでにNotebookLMで規程ノートブックを作っている会社も、作り直す必要はありません。

一般的なチャットAIとの違い

Gemini Notebookの特徴は、自分で登録した資料（ソース）に基づいて回答する点です。公式ヘルプでは「答えがソースにない場合は回答しない」旨が説明されています。インターネット上の一般論ではなく、自社の規程に沿った答えを返しやすい仕組みです。

回答には、根拠となるソースの該当箇所を示す引用（出典表示）が付きます。担当者は引用元を開けば、条文を自分の目で確かめられます。ただし公式ヘルプにある通り、引用が常に付くとは限りません。最終確認は人が行う前提で使いましょう。

比較ポイント 一般的なチャットAI Gemini Notebook
回答の根拠 学習データやWeb情報が中心 登録したソース（社内規程など）が中心
出典の確認 ツールにより異なる 引用から該当箇所を開ける
資料の更新 都度アップロードが必要な場合が多い Googleドライブのファイルは自動同期
向いている用途 文章作成・アイデア出し 規程・マニュアルの検索、要約、Q&A

Gemini Notebookで社内規程ナレッジを作る手順

ここでは、総務部が「社内規程ノートブック」を作る想定で手順を説明します。画面の表記は段階的に変わる可能性があるため、細部は公式ヘルプも参照してください。

  1. 利用可否を確認する：会社のGoogle Workspaceで Gemini Notebook が有効か、情報システム担当に確認します。管理コンソールの「生成AI」設定から、組織部門やグループ単位で有効・無効を切り替えられます。
  2. 規程ファイルを整える：最新版だけをGoogleドライブの専用フォルダに集めます。旧版や改定案が混ざると、古いルールで回答される原因になります。
  3. ノートブックを作成する：Gemini Notebookを開き、新しいノートブックを作成します。名前は「社内規程Q&A（2026年11月版）」のように、対象と時点が分かる名前にします。
  4. ソースを追加する：Googleドライブから規程ファイルを選んで追加します。PDF、Word（docx）、テキスト、Googleドキュメントなどに対応しています。
  5. テスト質問をする：よくある質問を10問ほど用意し、回答と引用元が正しいかを確認します。誤りがあれば、ソースの書き方や不要ファイルを見直します。
  6. 共有範囲を決めて公開する：最初は総務・人事メンバーだけで使い、精度を確認してから社員向けに広げるのが安全です。

公式ヘルプによると、1つのソースは50万語まで、アップロードファイルは200MBまでです。無料の標準プランでは1ノートブックあたり50ソースまでで、上位プランやWorkspaceの対象エディションでは上限が広がります。上限はプランにより異なるため、最新情報は公式ヘルプでご確認ください。

社内規程ノートブックのソース設計｜就業規則・経費規程の入れ方

回答の質は、どの資料をどう入れるかで大きく変わります。規程を何でも入れるのではなく、「誰の、どんな質問に答えるノートブックか」を先に決めましょう。

ソースの種類 入れ方のコツ 注意点
就業規則・賃金規程 Googleドキュメント化し、条番号と見出しを残す 改定日を冒頭に明記する
旅費・経費精算規程 上限額の一覧表は別ドキュメントにまとめる 表が画像だと読み取りにくい場合がある
社内FAQ・過去の問い合わせ 質問と回答の形で整理し、個人名を除く 規程と矛盾する古い回答を残さない
申請手順のマニュアル 手順を番号付きの文章で書く システム画面が変わったら更新する

Googleドライブの自動同期を活かす

Googleドライブから追加したソースは、数分ごとに自動で同期されると公式ヘルプに記載されています。規程を改定したら、元のドキュメントを更新するだけでノートブックにも反映されます。急ぐ場合は、ソース画面から手動で同期することもできます。

一方で、脚注やコメントは取り込まれません。重要な補足は本文に書いておきましょう。また、元ファイルへのアクセス権を失うと、そのソースは回答に使われなくなります。規程フォルダの権限は、担当者の異動時にも見直しが必要です。

ノートブックは用途ごとに分ける

全社の規程を1つにまとめると、似た条文が混ざって回答がぶれやすくなります。例えば「人事労務規程」「経理・経費規程」「情報セキュリティ規程」のように、問い合わせ窓口ごとに分けると管理しやすくなります。窓口ごとに分ければ、改定時の担当者も明確になります。

総務・人事の問い合わせ対応に使えるプロンプト例

Gemini Notebookのチャットでは、質問の仕方を工夫すると、根拠が分かりやすい回答を得やすくなります。以下は担当者がそのまま使えるプロンプト例です。

社員からの質問に回答案を作る

あなたは当社総務部の問い合わせ担当です。
次の社員からの質問に、ソースの社内規程だけを根拠に回答案を作ってください。

# 条件
- 結論を最初に1〜2文で書く
- 根拠となる規程名と条番号を必ず示す
- ソースに記載がない場合は「規程に記載がありません。総務部に確認します」と書く
- 推測で数値や日数を補わない

# 質問
出張で前泊が必要な場合、宿泊費の上限はいくらですか？

規程改定の影響範囲を洗い出す

就業規則の「休暇」に関する条文を一覧にし、
それぞれを参照している他の規程・マニュアルの箇所を挙げてください。
表形式（列：規程名／条番号／内容の要約／関連する箇所）で出力してください。
ソースに根拠がないものは含めないでください。

新入社員向けの要点まとめを作る

入社1か月以内の社員が知っておくべき社内ルールを、
勤怠・経費精算・情報セキュリティの3分類で各5項目以内にまとめてください。
各項目に根拠となる規程名を添えてください。

回答案は、そのまま社員に送らず、担当者が引用元を確認してから使いましょう。特に金額や日数、例外規定は、条文を直接読んで確かめることが大切です。

導入時の注意点・リスク｜共有設定と社内ルール

社内規程は機密性の高い情報を含むことがあります。便利さだけで展開せず、次の点を事前に決めておきましょう。

データの取り扱いを確認する

公式ヘルプによると、職場や学校のアカウントで使う場合、エンタープライズ向けの保護が適用される環境では、アップロードしたファイルやチャットが人のレビューやモデル改善に使われないとされています。個人のGoogleアカウントでは扱いが異なるため、業務では必ず会社のアカウントを使うよう周知しましょう。

共有範囲と権限を絞る

ノートブックの共有では「閲覧者」と「編集者」を選べます。閲覧者もソースの資料やメモを読めるため、社員に見せたくない資料は入れないことが前提です。チャット画面だけを開くリンクもありますが、公式ヘルプでは閲覧者がソースにアクセスできる場合があると注意されています。

また、ノートブックは一般公開もできる仕組みです。社内規程のノートブックを誤って公開しないよう、管理者側の共有設定もあわせて確認してください。

運用前のチェックリスト

  • 規程ファイルは最新版のみで、旧版や改定案が混ざっていないか
  • 給与額、評価、個人名などの個人情報を含む資料を入れていないか
  • 共有先は必要な部署・グループに限定しているか
  • 回答は参考情報であり、最終判断は規程原文と担当部署で行うと周知したか
  • 規程改定時のノートブック更新担当者を決めたか
  • 生成AI社内ガイドラインに利用ルールを追記したか

AIは条文を読み違えたり、もっともらしい誤り（ハルシネーション）を出したりすることがあります。労務トラブルにつながる質問は、AIの回答だけで判断しない運用にしておきましょう。

Gemini Notebookの社内規程活用に関するよくある質問（FAQ）

NotebookLMで作ったノートブックはそのまま使えますか？

Google Workspaceの公式アップデートでは、名称変更にあたり管理者の対応は不要とされています。既存の共有ノートブックやリンクも自動リダイレクトで使える案内です。ただし、名前やロゴの表示は数週間かけて切り替わります。モバイルアプリはアップデートが必要な場合があるため、社内マニュアルの画面説明も順次更新しておくと安心です。

社員全員に使わせても情報漏えいの心配はありませんか？

会社のアカウントで使い、共有範囲を適切に設定すれば、リスクを抑えて運用できます。ただし閲覧者もソースを読める点には注意が必要です。全社員向けのノートブックには、全社員に公開してよい規程だけを入れましょう。役員規程や給与テーブルなど、閲覧を限定すべき資料は別のノートブックに分けて管理するのが基本です。

回答が規程と違っていた場合はどうすればよいですか？

まず引用元を開き、どの資料のどの箇所を根拠にしたかを確認します。旧版の規程や矛盾するFAQが原因であることが多いため、該当ソースを削除・修正しましょう。質問があいまいな場合も回答がぶれやすくなります。対象者や条件を具体的に書くと改善しやすいです。誤りの傾向は記録し、定期的にソースを見直す運用がおすすめです。

まとめ｜社内規程の問い合わせ対応をGemini Notebookで効率化する

Gemini Notebook（旧NotebookLM）は、社内規程を根拠に回答し、出典も確認できるため、総務・人事の問い合わせ対応と相性のよいツールです。成功のポイントは、最新版の規程だけを入れること、用途ごとにノートブックを分けること、共有範囲を絞ることの3つです。

AIの回答はあくまで下書きと考え、金額や日数は条文で確認する運用にしましょう。まずは総務部内で、よくある質問10問を試すところから始めてみてください。精度を確かめてから社員向けに広げれば、無理なく問い合わせの負担を減らせます。

関連記事

参考リンク

※本記事の機能・仕様は執筆時点（2026年11月）の公式情報に基づきます。最新情報は各公式サイトをご確認ください。

スポンサーリンク
タイトルとURLをコピーしました