【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜まずは設定から〜

GAS

読んで欲しい人

  • GASを使ってみたい人
  • 有給管理システムが必要だが手をつけられていない方
  • コストゼロで有給管理を行いたい会社
  • GASを中心にした内部システム構築を行なっている方

実際の設定作業一覧

設定作業一覧の紹介

まずはコードの解説前に一通り設定が必要なものを説明・解説していきます。

  • 有給申請用のGoogle Formを設定する
  • スプレッドシートのシートに必要要素を設定する
  • Slack BotにFormのアドレスを設定する

設定作業1:有給申請用のGoogle Form設定

まずは、スプレッドシートを開いて、Google Formを立ち上げます。

作業手順:[挿入]→[フォーム]

スプレッドシートからFormを作成する

フォームをクリックすると、バインド型のFormとスプレッドシート内にフォームの回答が集約されるシートが自動で出来上がります。

Formと入力内容

フォームには以下の内容を入力します(あくまで例示ですので、各社にあった情報を入力ください。ただし、その場合はスクリプト自体の変更も必要になります)

社員番号 :[記述式]
名前   :[記述式]
有給取得日:[日付]
有給日数 :[ラジオボタン]
指定承認社:[記述式](ただし、今回はこの内容は利用していません)

上記の設定をすると、自動的にスプレッドシート内にも回答を集約されたシートが作成され、その1行目に質問として設定した要素が含まれます。

Formの回答が自動で集約されるシートが作成される

設定作業2:スプレッドシートのシートに必要要素を設定する

先ほどFormの回答集約シートが出来上がっているスプレッドシートに少し手を加えていきます。

と言っても、シート名の変更と簡易社員マスタの作成なので、特段難しいことはありません。

シート名の変更

シート前:【ファームの回答1】→【有給申請管理】

後ほど、シート名を変数にしたコードが出てきますので、ここの名前はなんでもいいですが、対応するコードの変更も必要になります。

簡易社員マスタの作成(sheet名:mail_adress_master)

フォームで申請してきた人(申請者)を特定して、承認者にメールを送るようにするためのシートです。申請者と承認者のマッチング+承認者のメールアドレス取得が目的になります。

シート名:mail_adress_master

A列:社員番号
B列:社員名
C列:承認者
D列:承認者のメールアドレス

設定作業2は以上です。

設定作業3:Slack BotにFormのアドレスを設定する

さて、最後にSlack Botの設定です。

SlackBotについては、今回はカスタマイズした自動レスポンスを入れるだけですので、以下のSlackオフィシャルの記事を参考に設定してもらえればと思います。

Slackbot 入門
Slack とはよりシームレスなチームワークを実現するビジネスコラボレーションハブです。業務に必要なメンバー、情報、愛用のツールのすべてを1ヶ所に集約し、チームの生産性を最大化します。
slack bot設定画面

私の場合は、Slackで、”;有給申請”と呟いた場合に、Google Formのリンクが吐き出されるようにしています。

こんな感じになります。

まとめ

今回はコードの前提となる、各種設定を説明してきました。まずはこのケースのパターンで試していただき、慣れたらカスタマイズを増やしていただければと思います。

連載目次: GASで有給取得申請管理

  1. GASをフル活用して有給管理システムを自作する
  2. GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜利用コードと実際画面フロー〜
  3. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜まずは設定から〜
  4. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜申請者がForm登録したタイミングで承認者にメールを送る(GAS htmlメールの設定とトリガー設定)〜
  5. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜承認者がメールの承認・否認を選択→申請者へ結果通知、承認者へ完了Web画面表示〜

コメント

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