【令和8年分】年末調整の申告書チェックを生成AIで効率化｜差戻し文例付き

11月に入り、従業員から年末調整の申告書が集まり始める時期です。担当者を悩ませるのは、1枚ずつの記載確認と、不備があった人への差戻し連絡ではないでしょうか。特に令和8年分は基礎控除の引上げや扶養親族等の所得要件の改正があり、例年どおりの目視チェックでは見落としが起きやすくなっています。

この記事では、生成AI（ChatGPTやClaudeなど、文章を作るAI）を使って、年末調整の申告書チェックを効率化する方法を解説します。ポイントは、申告書そのものをAIに読ませるのではなく、チェックの「ルール作り」と「差戻し文の作成」にAIを使うことです。

読み終えると、国税庁の資料を土台にした自社用チェックリスト、個人情報を渡さない運用手順、コピペで使えるプロンプトが手に入ります。人事・労務・経理で年末調整を担当する方や、少人数で全社分を回している管理部門の方を対象にしています。

年末調整の申告書チェックで生成AIが役立つ場面
令和8年分で申告書チェックの観点が変わるポイント
生成AIで年末調整チェックリストを作る方法
個人情報を渡さない申告書チェックの進め方
コピペで使える年末調整チェック用プロンプト例
1. チェックリスト作成用プロンプト
2. 差戻し文作成用プロンプト
導入時の注意点・リスク
よくある質問（FAQ）
まとめ
関連記事
参考リンク

年末調整の申告書チェックで生成AIが役立つ場面

年末調整の申告書チェックは、大きく3つの作業に分かれます。チェック項目の整理、1人ずつの記載確認、不備があった人への連絡です。生成AIが力を発揮しやすいのは、このうち1つ目と3つ目です。

チェック項目の整理では、国税庁の資料や社内ルールを読み込ませて、自社向けのチェックリストに作り替えられます。差戻し連絡では、不備の内容に応じた丁寧な文面を短時間で用意できます。どちらも、従業員の個人情報をAIに渡さずに済む作業です。

一方、2つ目の「1人ずつの記載確認」は、マイナンバーや家族の所得などの機微な情報を含みます。ここをAIに丸投げするのはおすすめしません。記載確認は、年末調整システムの入力チェック機能や、スプレッドシートの関数で機械的に行う部分を増やすのが現実的です。その関数や判定ルールを作る段階でAIに手伝ってもらう、という分担が安全です。

作業	生成AIの使い方	個人情報の扱い
チェック項目の整理	公式資料と社内ルールからチェックリストを作成	不要
記載内容の確認	判定ルールや関数の作成を支援（判定自体はシステムや関数で実施）	AIには渡さない
差戻し・問い合わせ連絡	不備の種類別に文例を作成	氏名などは送信時に差し込む

令和8年分で申告書チェックの観点が変わるポイント

チェックリストを作る前に、今年の改正点を確認しておきましょう。国税庁の「令和8年分年末調整のしかた」では、昨年と比べて変わった点として次の項目が示されています。

改正項目	内容（国税庁資料より）	申告書チェックで見るところ
基礎控除の引上げ	合計所得金額の区分ごとに控除額を引上げ	基礎控除申告書の区分と控除額
給与所得控除の最低保障額	65万円から74万円に引上げ	配偶者や親族が給与収入の場合の所得計算
扶養親族等の所得要件	合計所得金額58万円以下から62万円以下へ	扶養控除等申告書の記載漏れ、異動申告の要否
特定親族の所得範囲	58万円超123万円以下から62万円超123万円以下へ	特定扶養親族との区別
生命保険料控除の特例	23歳未満の扶養親族がいる場合、一般生命保険料控除の限度額を4万円から6万円へ	保険料控除申告書の該当欄の記載

国税庁資料では、これらの改正内容を令和8年分の年末調整に反映する流れが示されています。施行日や適用関係の細部は、必ず国税庁資料の原文で確認してください。

実務上とくに注意したいのが、所得要件の改正で新たに扶養の対象になる親族です。国税庁資料では、こうした親族がいる場合は扶養控除等（異動）申告書の提出が必要とされています。「去年は対象外だったから」と記載しなかった人がいないか、確認が必要です。

生成AIで年末調整チェックリストを作る方法

チェックリストの土台には、国税庁が公表している「令和8年分年末調整チェック表」を使います。申告書の種類ごとに確認ポイントがまとまっているため、AIに読ませる資料として適しています。これに自社の事情を足して、担当者が使いやすい形に整えます。

作成の流れは次のとおりです。

国税庁の「年末調整チェック表」と「昨年と比べて変わった点」のPDFを用意する
社内の年末調整案内文（提出期限、提出方法、添付書類の扱い）を用意する
会社が利用を認めた法人向けプランのAIに、上記の資料を読み込ませる
後述のプロンプトで、申告書別のチェックリストを表形式で作らせる
出力された各項目を、元資料の該当箇所と照合して担当者が確認する
自社で過去に多かった不備（証明書の添付漏れなど）を項目に追加する

作成したチェックリストの例は次のとおりです。実際には国税庁資料の全項目を確認したうえで、自社に合わせて取捨選択してください。

扶養控除等申告書：提出漏れがないか、所得要件の改正で新たに対象となる親族の記載があるか
扶養控除等申告書：19歳以上23歳未満の親族について、特定扶養親族と特定親族の区別が合っているか
基礎控除申告書：本人の合計所得金額の見積額と、選んだ区分が対応しているか
配偶者控除等申告書：配偶者が給与収入の場合、改正後の給与所得控除で所得を計算しているか
保険料控除申告書：23歳未満の扶養親族の欄に記載された人の年齢が要件に合っているか
保険料控除申告書：控除証明書が添付（またはデータで提出）されているか
住宅借入金等特別控除申告書：取得者・借入者と申告者が同一か

このように項目ごとに「何と何を照合するか」まで書いておくと、担当者が複数いても確認の水準をそろえやすくなります。

個人情報を渡さない申告書チェックの進め方

チェックリストができたら、実際の確認作業に入ります。ここでは、個人情報をAIに渡さないことを前提にした進め方を紹介します。

判定ルールをスプレッドシート関数に落とし込む

年末調整システムから申告内容を一覧で出力できる場合は、機械的に判定できる項目を関数にします。例えば「扶養親族の生年月日から12月31日時点の年齢を出し、19歳以上23歳未満なら区分欄を確認対象にする」といったルールです。

この関数を作る際は、列名とルールだけをAIに伝えます。「A列に生年月日、B列に区分がある」と書けば、実データを見せなくても数式を作ってもらえます。動作確認は、架空の値で作ったテスト行で行いましょう。

判定できない項目は担当者が確認する

別居親族の生計一の判断や、国外居住親族の書類の確認などは、関数では判定できません。こうした項目は、チェックリストで「担当者確認」と明記し、人が判断します。AIの役割は、確認の観点を漏れなく並べるところまでと考えてください。

差戻し文はテンプレート化する

不備が見つかったら、不備の種類ごとにAIで作った文例を使って連絡します。氏名や具体的な金額はAIに入力せず、送信時に担当者が差し込みます。文例を事前に5〜10種類そろえておくと、連絡にかかる時間を減らしやすくなります。

コピペで使える年末調整チェック用プロンプト例

ここでは、チェックリスト作成と差戻し文作成のプロンプトを紹介します。社名や部署名は自社に合わせて書き換えてください。

チェックリスト作成用プロンプト

あなたは給与計算と年末調整の実務に詳しいアシスタントです。
添付した国税庁「令和8年分 年末調整チェック表」と
「昨年と比べて変わった点」、当社の年末調整案内文をもとに、
担当者が申告書を確認するためのチェックリストを作ってください。

条件：
1. 申告書の種類ごとに表形式で出力する
2. 列は「確認項目」「照合する内容」「判定方法（関数／担当者）」
   「根拠資料と該当箇所」とする
3. 令和8年分の改正に関係する項目には【改正】と付ける
4. 資料に書かれていない内容は推測で追加しない
5. 税額の計算や個別の扶養判定は行わない

差戻し文作成用プロンプト

従業員向けに、年末調整の申告書の差戻し連絡文を作成してください。

不備の種類：生命保険料控除の控除証明書が添付されていない
条件：
- 社内チャットで送る想定で、200字以内
- 丁寧だが簡潔に、責める表現は避ける
- 何を、いつまでに、どの方法で提出すればよいかを明記する
- 氏名は【氏名】、期限は【期限】として差し込み欄にする
- 制度の説明は1文までにとどめる

差戻し文は、不備の種類だけを変えて繰り返し作れます。「扶養親族の生年月日の記載漏れ」「基礎控除申告書の区分未選択」など、昨年多かった不備から順にそろえておくとよいでしょう。

導入時の注意点・リスク

年末調整は、従業員の家族構成や所得といった機微な情報を扱う業務です。生成AIを使う前に、次の点を確認してください。

個人情報を入力しない：マイナンバー、氏名、家族の所得額などは、AIへの入力を禁止します。マイナンバーは法律で利用範囲が限られているため、特に注意が必要です。
法人向けプランを使う：Anthropicの公式ヘルプでは、Claudeの法人向けプランやAPIは既定で会話を学習に使わないと説明されています。ChatGPTにも同様の法人向けプランがあります。条件は変わり得るため、導入前に最新の規約を確認してください。
ハルシネーションに備える：AIはもっともらしい誤り（ハルシネーション）を出すことがあります。控除額や所得要件は、必ず国税庁資料の原文で照合します。
最終判断は担当者が行う：扶養に入れるかどうかや控除の可否は、AIの出力ではなく担当者が判断し、記録を残します。
社内規程との整合：生成AIの利用ルールがある場合は、年末調整での使い方が規程の範囲内か、情報システム部門と確認しておきます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 申告書の画像をAIに読み取らせてチェックしてもよいですか？

技術的には可能ですが、おすすめしません。申告書にはマイナンバーや家族の情報が含まれるためです。どうしても使う場合は、社内規程で認められた法人向け環境に限り、情報システム部門の承認を得てください。基本は、システムや関数で確認し、AIはルール作りに使う分担が安全です。

Q2. 年末調整システムのチェック機能があれば、AIは不要ですか？

システムの入力チェックは、必須欄の空白や形式の誤りを見つけるのに有効です。ただし、別居親族の生計一や添付書類の内容など、判断を伴う項目は人の確認が残ります。その確認観点を整理したり、差戻し文を作ったりする部分で、AIを併用すると効果的です。

Q3. 無料版のChatGPTやClaudeで作ったチェックリストを使っても問題ありませんか？

公開されている国税庁資料だけを使い、個人情報を一切入力しないのであれば、リスクは比較的小さいといえます。ただし、社内の案内文や過去の不備事例を読み込ませる場合は、会社が認めた法人向けプランを使うのが無難です。いずれの場合も、出力は元資料と照合してから使ってください。

まとめ

年末調整の申告書チェックでは、生成AIを「チェックのルール作り」と「差戻し文の作成」に使うのが効果的です。令和8年分は基礎控除や扶養親族等の所得要件が変わるため、国税庁のチェック表を土台に、改正項目に印を付けたチェックリストを作っておくと見落としを防げます。

一方で、申告書そのものには機微な個人情報が含まれます。AIには渡さず、判定はシステムや関数、最終判断は担当者という分担を守りましょう。

次のアクションとして、まず国税庁の「令和8年分年末調整チェック表」をダウンロードし、この記事のプロンプトで自社用チェックリストを作ってみてください。あわせて、昨年多かった不備の差戻し文を3種類用意しておくと、12月の繁忙期が楽になります。