管理部門の皆さん、日々の業務で「これ、誰か代わりにやってくれないかな…」と思う瞬間はありませんか？
契約書の確認、議事録のまとめ、あるいはExcelでのデータ集計。
これらは全て、ChatGPTをはじめとするGenerative AIで劇的に効率化できます。
今回は、ベンチャーCFOとして実際に活用している「コピペで使えるプロンプト5選」をご紹介します。
## なぜ管理部門にGenerative AIが必要なのか？
管理部門（経理、人事、法務、総務など）の業務は、形式的な文書作成やデータの突合など、ルールに基づいた処理が多く存在します。これらはまさにAIが得意とする領域です。AIを「優秀なアシスタント」として活用することで、本来注力すべき経営課題の解決や戦略立案に時間を使うことができるようになります。
**⚠️【重要】AI利用時のセキュリティ上の注意**
プロンプトを紹介する前に、管理部門として絶対に守るべきルールがあります。それは**「個人情報や機密情報（未公開の財務情報など）をAIに入力しないこと」**です。業務で利用する際は、必ず固有名詞を伏せ字（A社、XX円など）にするか、セキュアな法人向けAI環境を利用してください。
## 日々の業務を激変させる実用プロンプト5選
### 1. 契約書の一次チェック自動化プロンプト（法務・総務向け）
法務部門や弁護士に確認を回す前段階として、一般的なリスクをAIに洗い出してもらうプロンプトです。
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以下の[契約書条文]を読み、[当社の立場: 委託側]にとって不利になる可能性のある条項を3つピックアップし、その理由と修正案を提示してください。
[契約書条文]: （ここに条文をペースト）
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### 2. 議事録の要約とNext Action抽出プロンプト（全管理部門向け）
経営会議などの乱雑なメモから、美しい議事録を一瞬で作ります。
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以下の[会議メモ]を元に、以下の3点をMarkdown形式の箇条書き・表で出力してください。
①決定事項
②保留事項
③各担当者のNext Actionリスト（担当者、タスク内容、期限）
[会議メモ]: （ここにメモをペースト）
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### 3. スプレッドシート関数の生成・エラー解決プロンプト（経理・経営企画向け）
GASやQuery関数が苦手なノンプログラマー向けのお助けプロンプトです。
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スプレッドシートのA列にある日付データから「年月」だけを抽出し、B列の売上データを元に月別の売上合計を出力するQuery関数を教えてください。エラーが出る場合の対処法も含めてください。
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💡 *参考：Query関数そのものの使い方や四則演算については、当ブログの人気記事「[スプレッドシートQuery関数番外編 〜Query関数での四則演算処理〜](https://admin-it.xyz/operation-efficiency/spreadsheet/query-fourarithmeticope/)」も合わせてご覧ください。*
### 4. 採用・面接質問の生成プロンプト（人事向け）
応募者のレジュメから、芯を食った質問を考えさせます。
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以下の[職務経歴書]を持つ候補者を「経営企画担当」として面接します。候補者の強み・弱みを見極めるための具体的な質問を5つ生成してください。
[職務経歴書]: （個人情報を削除した経歴をペースト）
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### 5. 社内向け「お知らせ」メールの自動作成プロンプト（総務・経理向け）
全社へ送る、ちょっと面倒な案内メールの作成を一瞬で終わらせます。
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全社員向けに「経費精算の期日が今月末から毎月25日に変更になること」と「遅れた場合は翌月支払いになること」を伝える、丁寧で分かりやすく、かつ重要性を強調したメール文面を200文字程度で作成して。
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## プロンプト活用のコツとまとめ
いかがでしょうか。AIが出力した結果は必ず人間が最終確認（ハルシネーションのチェック）を行う必要がありますが、ゼロから作成するのに比べて圧倒的に時間を短縮できます。
まずは今回紹介したプロンプトをそのままコピーして、業務の効率化を実感してみてください。管理部門の「ノンプログラマー」がいかにITツールを使いこなすかが、これからの企業成長の鍵を握っています！
