スプレッドシートの最強関数といえば、やはり**「Query関数」**ですよね。SQLのように自由にデータを抽出・集計できる優れものですが、「できあがった集計結果を見て、どう変化を評価し報告するか」は、これまで人間（担当者）の仕事でした。
今回は、Query関数で綺麗に整形したデータを、ChatGPTなどのGenerative AIに読み込ませて**「自動で分析レポート化」**させる、効率化の裏技をご紹介します！
## AIにデータを読ませる前の「お膳立て」が重要
AIに対して、数万行ある明細データをそのまま丸投げすると、エラーになったり、AIが的外れな回答をしたりすることがあります。
成功のコツは、**事前にQuery関数を使って重要な指標（月別の売上推移や、部門ごとの経費合計など）だけを抽出・圧縮してあげること**です。
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// 例：B列の部門ごとに、C列の経費を合計して抽出する
=QUERY(‘生データ’!A:E, “select B, sum(C) group by B label sum(C) ‘経費合計'”)
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💡 *参考：Query関数を使ってシート上で利益率などを計算しておきたい場合は、過去記事「[スプレッドシートQuery関数番外編 〜Query関数での四則演算処理〜](https://admin-it.xyz/operation-efficiency/spreadsheet/query-fourarithmeticope/)」を活用してください。*
## 実践：ChatGPTで経営陣向けのレポートを自動生成する
Query関数で集計された表ができたら、そのシートを「CSV形式」または「Excel形式」でダウンロードし、ChatGPTの「Advanced Data Analysis機能（ファイル添付機能）」に投げ込みます。
**▼使用するプロンプト例**
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添付したファイルは、当社の「月次の部門別経費集計データ」です。このデータから読み取れる以下の情報を抽出し、経営陣向けの報告レポートを作成してください。
1. 【異常値】前月と比較して急激に増加/減少している部門
2. 【現状分析】全体に占める比率が高い上位3部門とその考察
3. 【まとめ】今月のトピックスを200文字で要約
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**▼AIからの出力イメージ（実際の結果）**
> **【経営報告サマリ：○月度 経費報告】**
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> 1. **異常値の検出**:
> 今月は「マーケティング部」の経費が前月比+150%と急増しています。一方「開発部」は-20%と経費圧縮が進んでいます。
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> 2. **現状分析**:
> 経費の大部分を占める上位3部門は「営業部(40%)」「マーケ(30%)」「管理部(15%)」です。マーケティング部の急増により、全体の経費バランスが変化しています。
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> 3. **まとめ**:
> 今月は全社経費が前月比で微増となりました。特にマーケティング部の施策投下が全体の数字を牽引しています。来月に向けては、当該施策の（ROI）投資対効果の測定・確認が求められます。
このように、集計後の「考察部分のたたき台」を一瞬で作ってくれます。
## よくあるトラブルと、さらなる自動化（ネクストステップ）
### ⚠️ CSV化する際の「文字化け」問題
スプレッドシートからそのままCSVをダウンロードして他のシステムに読み込ませる際、文字コード（UTF-8）の関係で日本語が化けてしまうことがあります。
この問題の解決方法については、過去記事の「[GAS: スプレッドシートをShift_JISに変換してダウンロードする方法](https://admin-it.xyz/gas/spreadsheet-shiftjis-download/)」に対処法スクリプトを用意していますので、ぜひ活用してください。
### 🚀 ネクストステップ：完全にGASで自動化する
「毎回ダウンロードしてAIに貼り付けるのが面倒！」という方は、**GAS（Google Apps Script）とOpenAIのAPIを連携**させてみましょう。
GASから直接APIを叩くことで、「毎月1日になると、指定したシートのQuery結果をAIが分析し、SlackやChatworkに自動でレポート文面を投稿する」という完全無人化プロセスを構築することも可能です。
Query関数で「きれいで意味のあるデータ」を作り、AIに「そこから言えること」を書かせる。この強力なコンボを、ぜひ皆さんの業務でも取り入れてみてください。
