GASをフル活用して有給管理システムを自作する

GAS

読んで欲しい人

  • GASを使ってみたい人
  • 有給管理システムが必要だが手をつけられていない方
  • コストゼロで有給管理を行いたい会社
  • GASを中心にした内部システム構築を行なっている方

対象レベルについて

今回の実装内容はスプレッドシート内の実装のみならず、GmailAppクラスやその他のクラスを多く利用します。そのため、初学者には少しハードルが高いですが、①業務フロー的なGASの構築②Slackとの連携など継続して利用できるスキルが実装に利用されています。

是非トライしてみて欲しい実装であります。

ゴールイメージ

有給管理フロー

大枠としては以上のような流れをイメージしています。この他に、Slackでの通知や有給管理台帳内の個人明細の作成等でGASを利用していきます。管理台帳内も複数関数が利用されています。

あまり過度に作り込むと汎用性が薄くなると思いますので、簡易化している部分もあります。また、最終的な管理台帳の個人別明細(基準日・有給付与日数・有給残数・有給の日別取得表示など)は、あくまで最低限度必要なものだけ表示する形にしてあります。

その他、最後の方に上層部報告用のレポート機能(有給取得状況や5日取得義務の未達成者一覧の表示など)も作成していく予定です。Slack通知については、取得フローというよりかは、取得日数が足りていない人に毎月メンションを送る機能を想定しています。

前提条件として、有給付与日数は、法定の下限値を利用して行く予定です。取得は半日単位で実施可能(半日は0,5日で計算)という、設定値を入れております。

そのため、各社において上記前提と相違のある基準を用いられている場合は、別途調整を行なってください。

まとめ

働き方改革の一環として導入された有給取得促進の制度ですが、その制度が人事関連部門の業務負荷を増やす可能性があります。特に紙での申請や管理を行うことは、過度な業務負荷になるでしょう。

GASを使って業務効率化を図りつつ、コストゼロで制度対応を行える。今回のケースはGASとの相性が非常にいいものです。

ただ、実装者は一定のGASへの慣れと実装の手間がかかりますので、ご留意ください。

連載目次: GASで有給取得申請管理

  1. GASをフル活用して有給管理システムを自作する
  2. GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜利用コードと実際画面フロー〜
  3. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜まずは設定から〜
  4. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜申請者がForm登録したタイミングで承認者にメールを送る(GAS htmlメールの設定とトリガー設定)〜
  5. 【コード解説シリーズ】GASをフル活用して有給管理システムを自作する〜承認者がメールの承認・否認を選択→申請者へ結果通知、承認者へ完了Web画面表示〜

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