Google slideを使って毎月のレポート作成・更新を自動化する方法

業務効率化

読んで欲しい人

  • PPT等で毎月のレポートを作成している人
  • スプレッドシートで予実管理などを行なっている人
  • 毎月スプレッドシートのデータを貼り付ける作業を行なっている人

Google Slide概要

Googleスライドとは、GSuiteのビジネスツールの1つで、スライドショーを作成することができるツールです。イメージとしては、Microsoft社のPowerPointのクラウド版です。

プレゼンテーションのテンプレートフォーマットやフォントも多数用意されていますので、簡易にプレゼンや資料作りができます。また、動画の埋め込みやアニメーションの追加など便利機能も当然のように揃えています。

そして何よりも、GSuite/Google Product利用ユーザにとっては、スプレッドシートとの連携をGASなどのコードを書く必要なく実現できる優れものです。

Google Slide上で毎月のレポートを自動更新する方法

例えば、以下のような表とグラフを貼った資料を月次レポートで作成していたとします。よくある項目別予実比較(左表)と、売上の月次予実トレンド(右グラフ)です。

表をSlideに挿入する

正直呆れるくらいに簡単です。

スプレッドシートの対象範囲をコピーして、貼り付けるだけ

1点だけ留意点があるとすれば、貼り付ける際にスプレッドシートのリンクで貼り付けてください。リンクなしで貼り付ける(要はスプレッドシートのデータを更新してもSlideは自動で更新されない)ことも可能です。これは、一回限りその時点のデータを保持したい時に利用します。

ただ、個人的には、Slideのマスターをドライブ内に持っておいて、月次の集計作業が終わったタイミングで、別ネームで複製・リンク削除することが一番楽だと思っています。

こんな感じにマスターを複製して書く時点のデータを値貼り付けして保持

この作業は、GASで自動化できます。その方法はまた後日。

グラフをSlideに挿入する

こちらも、表を挿入するのと同様非常に簡単です。

Slideを開くと出てくるタブから以下の手順で進めると誰にでもできます。

【Slide tab】→ 【挿入】→【グラフ】→【スプレッドシートから】→【対象のグラフを選択】

公式ヘルプドキュメント

グラフ、表、スライドを Google ドキュメントや Google スライドにリンクする - パソコン - ドキュメント エディタ ヘルプ

まとめ

非常に簡単にSlideないのデータを連動できるので、一旦フォーマットとデータソースだけ決めてしまえば、変更しない限りGoogleがデータ入れ替えの運用をしてくれるので、手間削減になります。あなたがやる作業は、ファイルを開いて更新ボタンをクリックするだけ。めんどくさいと思う仕事が減らせるだけで、精神衛生上非常に有用です。

コメント

  1. […] […]